如何寫英文書信？

寫信的目的就是要傳達訊息給對方，中文想寫什麼，英文也就怎麼寫。不過必須注意的是：

中文書信：政府有制式的公文格式，民間是各吹各的調。
英文書信：不論政府、商業、私人…格式是大致相同；也就是政府、商業間的書信和你寫給朋友或總統的書信，格式都是一樣的。(註：各個地區、國家有各自的習慣，格式會稍有不同)

一、 格式(form)：

英文書信要用那一種格式較好呢?看個人的喜好而定。
如果是作生意，對方來信用什麼格式，你就以他的格式回信是聰明的作法。

一般常用的英文書信格式有：

* 對齊式(block form)：

將日期、收信人地址、收信人稱呼、內文的各段落、祝候語、署名、附件…全部一律向左對齊，例如【範例1】。

對齊式打字換行簡單，節省編排時間，商業書信尤其喜歡採用。

* 改良對齊式(modified block form)：

將日期置放於中間或向右對齊；祝候語和署名從中間或再稍右的位置開始打字，例如【範例2】。

由於對齊式換行一律向左對齊，感覺有點偏頗，改良對齊式可以平衡版面。

* 半對齊式(semi-block form)：

半對齊式的日期、問候語、署名和改良對齊式的位置一樣。

除此之外，再採用傳統書信內文各段落的第一行向內縮排5-10個空格(space)，例如【範例3】。

許多手寫的書信較喜歡採用這種格式，例如【範例3-1】。

註：若使用的信紙是一張沒有信頭的白紙，寫信人的地址資料要自己列出來，茲以半對齊式為例，例如【範例4】。

二、 英文書信的內容主要有下列幾個部分

1. 信頭(letterhead)和日期(date) 的標示：

信頭：就是寄信人的名稱、地址、電話、email…等資料，經過設計後，印刷在信箋上。信頭印製在上下左右的位置皆有(通常是印在上方)，以不超過信箋1/5的面積為原則。

由於電腦及彩色印表機的普及，有些公司(或個人)已不再印製實体的信箋，而是將上述的信頭樣本直接儲存在電腦中，需要寫信時，叫出檔案，修改一下內文，列印出來，簽個名，就寄出去了。

日期：正式的書信，年月日的標示要正式，不能縮寫；例如2007年12月25日要寫成December 25, 2007；不能縮寫成Dec. 25, 2007或12/25/08。

在國外我們偶而會看到一些日期縮寫的來信，不能說它是錯誤，只是不正式而已。

註：日期縮寫的方式，美國與其他國家不同：
美國是「月/日/年」：例如12/25/07
歐洲、中南美…是「日/月/年」：例如25/12/07

2. 收信人地址(inside address)：

收信人地址又稱為信的開始(introductory)或禮貌性的地址(complimentary address)，包括收件人的名稱、職稱、地址等資料。

收信人地址一般是置於日期和稱呼之間，例如：

3. 稱呼(salutation)：

稱呼姓：正式書信稱呼的標點符號要用冒號「:」 ； 熟人或雖然不熟或即使不認識的人若想要拉近距離也可以用逗號「,」；但對方的職位或輩份若是高出你很多，還是用冒號「:」為宜。例如：

Dear Mr. Swisher:
Dear Mr. & Mrs. Swisher:
Dear Miss Chin:
Dear Ms. Chin:
(Mrs.是已婚、Miss是未婚、Ms. 是二者皆可)

稱呼名：比較熟的人要稱呼他/她的名，不然對方會認為你/妳太見外了。 標點符號要逗號「,」就可以了。例如：

Dear Matt,
Hi, Charles,
Tiffany,

廣泛的稱呼(沒有特定的收件人)：

Ladies and Gentlemen:
To whom it may concern (敬啟者)

廣告信件：可以不必稱呼，直接打上能夠吸引人注意的廣告詞就可以了。

4. 內文(body)：

(1) 工商社會沒有人有時間看沒有重點信件；內容一定要簡單明瞭(文法要正確，意思才會表達的清楚)，即使短到只有一、二句話都可以。

短信：少於125個單字。
普通：介於125-225個單字。
長信：多於225個單字。

(2) 文筆要不卑不亢。太過謙虛人家會看不起；姿態太高，會引人反感。回信看對方來信的口氣再陳述事實，適當禮貌就好。

(3) 一頁最好。太多頁，還沒看內容，就累了。若實在是有很多的東西要寫，你在信中可以只敘述重點，這封信就當做作cover letter；其它的事項列成事實表(fact sheet)或作成一份報告(report)當做附件。

以下是Jonathan Y. Chin為了申請學校所寫的一封信(cover letter)和附件(enclosures)，謹供參考。

-----‧ cover letter (改良對齊式)
-----‧ statemaent of purpose (為什麼要申請)
-----‧ 履歷表

(4) 如果實在太長，書信的第二頁通常是一張沒有信頭的白紙，也不用再書寫收信人地址。第二頁的第一行通常會列出收信人的姓名、頁數、日期等資料作為信箋的參考延續，例如【範例5 (對齊式)】【範例5-1 (改良對齊式)】。

5. 祝候語(complimentary close)：中文信尾我們通常會寫一些敬祝萬事如意、敬頌商祺…等。英文書信也是一樣，例如(意思都類似，隨便挑一個你喜歡的就可以了)：

Yours truly,
Very truly yours,
Sincerely yours,
Yours sincerely,
Sincerely,
Respectfully,
Best regards,

6. 簽名(signature)：英文書信的簽名位置介於祝候語和姓名(如果是用已印有機構信頭的信箋寫信，只要打字出姓名和職稱即可)之間，例如：

7. 附件(enclosure)、姓名縮寫(identification initials)：

附件：你寫的這一封信，若有附件，可以列於簽名之下，例如：

姓名縮寫：書信如果是由別人擬稿或打字，為便於企業內部存檔或管理，可將本人和打字人的姓名縮寫列出(作用類似中文書信的打字或校對)，例如：

三、 其他

1. 簽名：

外國人是以簽名的樣式來辨識身份的真偽，中文的簽名他們是看不懂的，所以你必須以英文簽名，而且每次簽名都必須要一樣，若有不同，尤其是寫給銀行的轉帳信，一定會把你當作假的信件處理。

2. 信封的格式：

英文信封的格式是橫式。寄件人的資料是寫在左上角，收件人的資料是寫在中間偏右，例如【範例6】。

3. 收信人的職稱或公司的名稱太長怎麼辦？

可以列成二行，但第二行必須向內縮排2-3個空格，不論信箋或信封都是一樣，茲以信封(太長的公司名稱)為例，例如【範例7】。

4. E-mail的寫法：

E-mail也是書信，但是除了收信人稱呼、內文、祝候語、署名外，其他沒有必要的就不必列出。另外Email的附件是attached，所以用語要改一下，例如範例中的Enclosed are ….可以改成Attached are ….

四、實務

* 防止仿冒本公司Amstar-spotlight商品案件 (a cease and dissist leter to a company selling the fake Amstar-spotlight) new!

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