如何寫英文書信

寫信的目的就是要傳達訊息給對方,中文想寫什麼,英文也就怎麼寫。不過必須注意的是:

中文書信: 政府有制式的公文格式,民間則是各吹各的調。

英文書信: 政府、商業、私人…的書信格式是大致相同;也就是不論政府或商業的書信和你寫給朋友或總統的書信格式都是一樣的。所以,寫英文書信要注意的第一件事情就是格式要正確。

 

一、 格式(form):

英文書信要用那一種格式較好呢? 看個人的喜好而定。
如果是作生意,對方來信是什麼格式,你就以他的格式回信是聰明的作法。

一般常用的英文書信格式有:

  • 對齊式(block form):

將日期、收信人地址、收信人稱呼、內文的各段落、祝候語、署名、附件…全部一律向左對齊,例如【範例1】。

對齊式打字換行簡單,節省編排時間,商業書信尤其喜歡採用。

  • 改良對齊式(modified block form):

將日期置放於中間或向右對齊;祝候語和署名從中間或再稍右的位置開始打字,例如【範例2】。

由於對齊式換行一律向左對齊,感覺有點偏頗,改良對齊式可以平衡版面。

  • 半對齊式(semi-block form):

半對齊式的日期、問候語、署名和改良對齊式的位置一樣。除此之外,再採用傳統書信內文各段落的第一行向內縮排5-10個空格(space),例如【範例3】。 許多手寫的書信較喜歡採用這種格式,例如【範例3-1】。

 

二、 英文書信的內容主要有下列幾個部分

1. 信頭(letterhead)和日期(date) 的標示:

  • 信頭:

就是寄信人的名稱、地址、電話、email…等資料,經過設計後,印刷在信箋上。信頭印製在上下左右的位置皆有(通常是印在上方),以不超過信箋1/5的面積為原則。

由於電腦及彩色印表機的普及,有些公司(或個人)已不再印製實体的信箋,而是將上述的信頭樣本直接儲存在電腦中,需要寫信時,叫出檔案,修改一下內文,列印出來,簽個名,就寄出去了。

若使用的信紙是一張白紙,寫信人的地址資料要自己列寫出來,例如【範例4】。

  • 日期:

正式的書信,年月日的標示要正式,不能縮寫;例如2007年12月25日要寫成December 25, 2007;不能縮寫成Dec. 25, 2007或12/25/08。

註1: 在國外我們偶而會看到一些日期縮寫的來信,不能說它是錯誤,為避免收信的人會認為你對他不夠正式尊重,最好不要縮寫。

註2: 如果對方的來信日期是縮寫,美國與其他國家的縮寫方式不同:
美國是「月/日/年」:例如12/25/07
歐洲、中南美…是「日/月/年」:例如25/12/07

2. 收信人地址(inside address):

收信人地址又稱為信的開始(introductory)或禮貌性的地址(complimentary address),包括收件人的名稱、職稱、地址等資料。

收信人地址一般是置於日期和稱呼之間,例如:

December 25, 2007

Mr. Good C. Robinson
Vice President
Weiguo Solutions Ltd
Any Street
New York, NY, 00000, USA

Dear Mr. Robinson:

3. 稱呼(salutation):

  • 姓的稱呼:

正式書信稱呼的標點符號要用冒號「:」 ; 熟人或不是很正式的信函可以用逗號「,」;但對方的職位或輩份若是高出你很多,還是要用冒號「:」。例如:

Dear Mr. Swisher:
Dear Mr. & Mrs. Swisher:
Dear Mrs. Chin:
Dear Miss Chin:
Dear Ms. Chin:
(Mrs. 是已婚、Miss 是未婚、Ms. 是二者皆可)

  • 名的稱呼:

比較熟的人要稱呼他/她的名,不然對方會認為你/妳太見外了。 標點符號要逗號「,」。例如:

Dear Matt,
Hi, Charles,
Tiffany,

  • 廣泛的稱呼(沒有特定的收件人):

Ladies and Gentlemen:
To whom it may concern (敬啟者)

  • 廣告信件:可以不必稱呼,也沒有格式,直接打上能夠吸引人注意的廣告詞就可以了。

 

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4. 內文(body):

  • 文法一定要正確:

文法正確、意思才不會表達錯誤。見信如見人,如果文辭不通、錯誤連篇、收信人讀了可能會小看你。

如何磨練你的英文寫作呢?文章是由許多句子組合而成的,只要每一個句子的文法和用字都正確,整篇文章一定通順。建議在你熟讀了文法規則之後,請至我們的 Facebook 專頁,用實際的造句來磨練你的文法和正確遣詞用字的基礎。

  • 文筆要不卑不亢:

太過謙虛、人家會看不起;姿態太高、會引人反感。回信看對方來信的口氣再陳述事實,適當禮貌就好。

  • 不要用縮寫(contraction):

在私人的信件或文章中,經常可以看到縮寫字,例如 I've, you're, don't, won't, can't...;但是,在正式的書信、契約、文件、報告、論文...一定要全部書寫出來,例如 I have, you are, do not, will not, cannot...。

  • 簡單扼要:

工商社會沒有人有時間看沒有重點信件;內容一定要簡單扼要,只要意思表達清楚,即使短到只有一、二句話都可以。

    短信:少於125個單字。
    普通:介於125-225個單字。
    長信:多於225個單字。

  • 一頁最好:

太多頁,還沒看內容,就累了。若實在是有很多的東西要寫,你在信中可以只敘述重點,這封信就當做作是 cover letter;其它的事項可以列成一份事實表(fact sheet)或報告(report)作為它的附件。

以下是Jonathan Y. Chin為了申請學校所寫的一封信(cover letter)和附件(enclosures),謹供參考。

* cover letter (改良對齊式)
* statemaent of purpose (為什麼要申請)
* 履歷表

註:如果內文實在太長,書信的第二頁通常是一張沒有信頭的白紙,也不用再書寫收信人地址。第二頁的第一行通常會列出收信人的姓名、頁數、日期等作為信箋的延續參考,例如【範例5 (對齊式)】【範例5-1 (改良對齊式)】。

5. 祝候語(complimentary close):

中文信尾我們通常會寫一些敬祝萬事如意、敬頌商祺…等,英文書信也是一樣。下列的祝候語意思都類似,隨便挑一個你喜歡的:

Yours truly,
Very truly yours,
Sincerely yours,
Yours sincerely,
Sincerely,
Respectfully,
Best regards,

6. 簽名(signature):

英文書信的簽名一定要簽英文名字;位置介於祝候語和姓名職稱之間,例如:

Sincerely,

(簽名的位置)

Charles C. Chin
Commercial Attaché

7. 附件(enclosure):

你寫的這一封信,若有附件,可以列於姓名職稱之下,例如:

Sincerely,

(簽名的位置)

Charles C. Chin
Commercial Attaché

Enclosure  (只有一件)
Enclosures  (有幾件)
Enclosures: 3  (有三件)
Enclosures: a price list, a catalogue & a market report  (逐一列出)

8. 姓名縮寫(identification initials):

書信如果是由別人擬稿或打字,為便於企業內部存檔或管理,可將署名的本人和打字人的姓名縮寫列出(作用類似中文書信的打字或校對),例如:

Sincerely,

(簽名的位置)

Charles C. Chin
Commercial Attaché

Enclosure

CCC/jt  (署名的本人,例如 Charles C. Chin 的縮寫用大寫、擬稿或打字人Jenny Tai 的縮寫用小寫;這些姓名的縮寫是否要列出是選擇性的,不列出來也可以)

 

三、 其他

1. 簽名:

外國人是以簽名的樣式來辨識身份的真偽,中文的簽名他們是看不懂的,所以你必須以英文簽名,而且每次簽名都必須要一樣,若有不同,尤其是寫給銀行的轉帳信,一定會把你當作假信件處理。

2. 信封的格式:

英文信封的格式是橫式。寄件人的資料是寫在左上角,收件人的資料是寫在中間偏右,例如【範例6】。

3. 收信人的職稱或公司的名稱太長怎麼辦?

可以列成二行,但第二行必須向內縮排2-3個空格,不論信箋或信封都是一樣,茲以信封(太長的公司名稱)為例,例如【範例7】。

4. E-mail 的寫法:

E-mail 也是書信,但是除了收信人稱呼、內文、祝候語、署名外,其他沒有必要的就不必列出。另外Email 的附件是attached,所以用語要改一下,例如範例中的Enclosed are ….可以改成Attached are ….

 

四、實務

* 防止仿冒本公司Amstar-spotlight商品案件 (a cease and dissist leter to a company selling the fake Amstar-spotlight)

五、美星英文諮詢服務

 

 

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