如何寫英文書信

寫信的目的就是要傳達訊息給對方,中文想寫什麼,英文也就怎麼寫。不過必須注意的是:

中文書信:政府有制式的公文格式,民間是各吹各的調。
英文書信:不論政府、商業、私人…格式是大致相同;也就是政府、商業間的書信和你寫給朋友或總統的書信,格式都是一樣的。(註:各個地區、國家有各自的習慣,格式會稍有不同)

一、 格式(form):

英文書信要用那一種格式較好呢? 看個人的喜好而定。
如果是作生意,對方來信是什麼格式,你就以他的格式回信是聰明的作法。

一般常用的英文書信格式有:

* 對齊式(block form):

將日期、收信人地址、收信人稱呼、內文的各段落、祝候語、署名、附件…全部一律向左對齊,例如【範例1】。

對齊式打字換行簡單,節省編排時間,商業書信尤其喜歡採用。

* 改良對齊式(modified block form):

將日期置放於中間或向右對齊;祝候語和署名從中間或再稍右的位置開始打字,例如【範例2】。

由於對齊式換行一律向左對齊,感覺有點偏頗,改良對齊式可以平衡版面。

* 半對齊式(semi-block form):

半對齊式的日期、問候語、署名和改良對齊式的位置一樣。

除此之外,再採用傳統書信內文各段落的第一行向內縮排5-10個空格(space),例如【範例3】。

許多手寫的書信較喜歡採用這種格式,例如【範例3-1】。

註:若使用的信紙是一張沒有信頭 (letterhead) 的白紙,寫信人的地址資料要自己列出來,茲以半對齊式為例,例如【範例4】。

二、 英文書信的內容主要有下列幾個部分

1. 信頭(letterhead)和日期(date) 的標示:

信頭:就是寄信人的名稱、地址、電話、email…等資料,經過設計後,印刷在信箋上。信頭印製在上下左右的位置皆有(通常是印在上方),以不超過信箋1/5的面積為原則。

由於電腦及彩色印表機的普及,有些公司(或個人)已不再印製實体的信箋,而是將上述的信頭樣本直接儲存在電腦中,需要寫信時,叫出檔案,修改一下內文,列印出來,簽個名,就寄出去了。

日期:正式的書信,年月日的標示要正式,不能縮寫;例如2007年12月25日要寫成December 25, 2007;不能縮寫成Dec. 25, 2007或12/25/08。

在國外我們偶而會看到一些日期縮寫的來信,不能說它是錯誤,只是不正式而已。

註:日期縮寫的方式,美國與其他國家不同:
美國是「月/日/年」:例如12/25/07
歐洲、中南美…是「日/月/年」:例如25/12/07

2. 收信人地址(inside address):

收信人地址又稱為信的開始(introductory)或禮貌性的地址(complimentary address),包括收件人的名稱、職稱、地址等資料。

收信人地址一般是置於日期和稱呼之間,例如:

December 25, 2007

Mr. Good C. Robinson
Vice President
Weiguo Solutions Ltd
Any Street
New York, NY, 00000, USA

Dear Mr. Robinson:

3. 稱呼(salutation):

稱呼姓:正式書信稱呼的標點符號要用冒號「:」 ; 熟人或雖然不熟或即使不認識的人若想要拉近距離也可以用逗號「,」;但對方的職位或輩份若是高出你很多,還是用冒號「:」為宜。例如:

Dear Mr. Swisher:
Dear Mr. & Mrs. Swisher:
Dear Miss Chin:
Dear Ms. Chin:
(Mrs.是已婚、Miss是未婚、Ms. 是二者皆可)

稱呼名:比較熟的人要稱呼他/她的名,不然對方會認為你/妳太見外了。 標點符號要逗號「,」。例如:

Dear Matt,
Hi, Charles,
Tiffany,

廣泛的稱呼(沒有特定的收件人):

Ladies and Gentlemen:
To whom it may concern (敬啟者)

廣告信件:可以不必稱呼,直接打上能夠吸引人注意的廣告詞就可以了。

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4. 內文(body):

(1) 文法一定要正確,意思才不會表達錯誤。見信如見人,如果文辭不通、錯誤連篇、收信人讀了可能會小看你。如何磨練你的英文寫作呢?文章是由許多句子組合而成的,只要每一個句子的文法和用字都寫得正確,整篇文章一定文詞通順。建議至我們的Facebook Make Sentence 專頁,用練習造句的方式逐漸打好你文法和正確遣詞用字的基礎。

(2) 文筆要不卑不亢。太過謙虛人家會看不起;姿態太高,會引人反感。回信看對方來信的口氣再陳述事實,適當禮貌就好。

(3) 不要用縮寫(contraction): 在私人的信件或文章中,經常可以看到縮寫字,例如 I've, you're, don't, won't, can't...;但是在正式的商業書信、契約、報告、論文...要全部書寫出來,例如 I have, you are, do not, will not, cannot...。

(4) 工商社會沒有人有時間看沒有重點信件;內容一定要簡單扼要,只要意思表達清楚了,即使短到只有一、二句話都可以。

短信:少於125個單字。
普通:介於125-225個單字。
長信:多於225個單字。

(5) 一頁最好。太多頁,還沒看內容,就累了。若實在是有很多的東西要寫,你在信中可以只敘述重點,這封信就當做作cover letter;其它的事項列成事實表(fact sheet)或作成一份報告(report)當做附件。

以下是Jonathan Y. Chin為了申請學校所寫的一封信(cover letter)和附件(enclosures),謹供參考。

-----cover letter (改良對齊式)
-----statemaent of purpose (為什麼要申請)
-----履歷表

(6) 如果內文實在太長,書信的第二頁通常是一張沒有信頭的白紙,也不用再書寫收信人地址。第二頁的第一行通常會列出收信人的姓名、頁數、日期等資料作為信箋的參考延續,例如【範例5 (對齊式)】【範例5-1 (改良對齊式)】。

5. 祝候語(complimentary close):中文信尾我們通常會寫一些敬祝萬事如意、敬頌商祺…等。英文書信也是一樣,例如(意思都類似,隨便挑一個你喜歡的就可以了):

Yours truly,
Very truly yours,
Sincerely yours,
Yours sincerely,
Sincerely,
Respectfully,
Best regards,

6. 簽名(signature):英文書信的簽名位置介於祝候語和姓名(如果是用已經印有機構信頭的信箋寫信,只要打字出姓名和職稱即可)之間,例如:

Sincerely,

(簽名的位置)

Charles C. Chin
Commercial Attaché

7. 附件(enclosure)、姓名縮寫(identification initials):

附件:你寫的這一封信,若有附件,可以列於簽名之下,例如:

Sincerely,

(簽名的位置)

Charles C. Chin
Commercial Attaché

Enclosure  (只有一件)
Enclosures  (有幾件)
Enclosures: 3  (有三件)
Enclosures: a price list, a catalogue & a market report  (逐一列出)

姓名縮寫:書信如果是由別人擬稿或打字,為便於企業內部存檔或管理,可將署名的本人和打字人的姓名縮寫列出(作用類似中文書信的打字或校對),例如:

Sincerely,

(簽名的位置)

Charles C. Chin
Commercial Attaché

Enclosure

CCC/jt  (署名的本人,例如 Charles C. Chin 的縮寫用大寫、擬稿或打字人Jenny Tai 的縮寫用小寫;這些姓名的縮寫是否要列出是選擇性的,不列出來也可以)

三、 其他

1. 簽名:

外國人是以簽名的樣式來辨識身份的真偽,中文的簽名他們是看不懂的,所以你必須以英文簽名,而且每次簽名都必須要一樣,若有不同,尤其是寫給銀行的轉帳信,一定會把你當作假信件處理。

2. 信封的格式:

英文信封的格式是橫式。寄件人的資料是寫在左上角,收件人的資料是寫在中間偏右,例如【範例6】。

3. 收信人的職稱或公司的名稱太長怎麼辦?

可以列成二行,但第二行必須向內縮排2-3個空格,不論信箋或信封都是一樣,茲以信封(太長的公司名稱)為例,例如【範例7】。

4. E-mail的寫法:

E-mail 也是書信,但是除了收信人稱呼、內文、祝候語、署名外,其他沒有必要的就不必列出。另外Email 的附件是attached,所以用語要改一下,例如範例中的Enclosed are ….可以改成Attached are ….

四、實務

* 防止仿冒本公司Amstar-spotlight商品案件 (a cease and dissist leter to a company selling the fake Amstar-spotlight)

* 為什麼會需要寫抱怨信(complain letter)和各種套寫範例,請見這篇文章和所列之連結new!